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Si la crise du COVID a constitué un accélérateur pour bien des mutations, c’est sans doute dans le secteur de la logistique que le besoin de changement s’est fait le plus sentir. La réglementation évolue donc à vitesse grand V pourcette filière. Des outils sont là pour l’aider à se mettre en conformité.
TRANSFORMER LA CONTRAINTE EN OPPORTUNITÉ
Ruptures d’apprivoisement, tableaux Excel obsolètes, difficultés de localisation des stocks... « Pardonnez l’expression mais le COVID a mis fin à ce grand bricolage, assène Frédéric Maurizot, directeur général adjoint chez @GP, spécialisé dans la dématérialisation des échanges de données. Avec l’explosion du télétravail et des professionnels de santé sous tension pour assurer les approvisionnements, une forte exigence s’est développée pour gagner en efficience. » En parallèle, les groupements qui font de la massification des achats depuis plusieurs années ont la possibilité de rentabiliser les investissements sur des outils plus performants. La logistique, jusqu’ici considérée comme fonction support non prioritaire dans les budgets d’informatisation, a ainsi acquis ses lettres de noblesse.
Dans le domaine, deux réglementations majeures sont venues modifier les usages. Tout d’abord, la Directive Européenne FMD (Falsified Medicines Directive), entrée en vigueur en 2019, a impacté toute la chaîne d’approvisionnement. Pour éviter la contrefaçon des médicaments, les pharmaciens des établissements de santé doivent scanner et décommissionner chaque boîte de médicaments reçue. Ils vérifient ainsi la présence de son identifiant unique dans la base de données nationale France MVO, avant de le désactiver. Une lourde tâche qui a suscité le mécontentement de la profession. Pour y remédier, @GP a mis en place une solution de sérialisation qui permet de décommissionner toute une livraison de médicaments en un seul scan de l’étiquette code-barre collée sur l’unité logistique. « Et nous sommes allés plus loin, car nous avons transformé la contrainte en opportunité, se félicite Frédéric Maurizot. A travers ce scan, les données acquises (numéro de lot, codification, date de péremption,...) sont intégrées dans le logiciel. Il est ensuite possible d’automatiser des rappels, de prioriser les consommations en fonction des dates de péremption, et de gérer des alertes. »
Autre réglementation, le MDR (Medical Device Regulation) impose de rectifier tous les dispositifs médicaux (DM) traités dans les SI. « Les références commerciales doivent céder la place à une codification unique type GTIN (Global Trade Item Number), détaille Frédéric Maurizot. C’est un levier considérable pour les bases de données. Celles-ci étaient jusqu’ici difficiles à structurer car il n’y avait pas de langage commun. » Et en renforçant la traçabilité des DM, la chaîne est sécurisée. En cas d’incident, il sera alors plus facile d’évaluer les impacts et d’alerter les patients concernés si besoin.
UN CATALOGUE-PRODUITS ÉLECTRONIQUE AVEC DES RÉFÉRENTIELS UNIFIÉS
Le recours a des référentiels uniques a ouvert de nombreuses perspectives pour la filière, notamment au sein des centrales d’achat. « Unifier les référentiels est pour nous une chance, affirme Camille Labeaune, responsable SI et data au Resah. Nous avons besoin de fluidifier la passation de commande, de disposer de référentiels à jour, de les intégrer dans les SI de chaque structure... » Voilà pourquoi en 2016, un groupe de travail interdisciplinaire est constitué par la centrale d’achats. Le constat est sans appel : les établissements de santé veulent « une information produit exhaustive, uniformisée et mise à jour ». L’idée d’un catalogue électronique pour gérer les fiches produits voit le jour et c’est @GP qui le constitue. Désormais, pour le Resah, la plateforme eCat Santé propose gratuitement une information fiable et homogène sur les produits de santé. Pour les établissements, toutes les données se retrouvent intégrées dans leurs SI de la même manière. Pour les fournisseurs, c’est l’assurance d’une donnée de qualité et d’échanges plus fiables.
Dans cette démarche, @GP accompagne les centrales d’achats à divers niveaux. L’outil Ficprod.Bee d’@GP, utilisé par le RESAH et Helpevia, déploie un connecteur GDSN pour récupérer les informations auprès des industriels. Il retranscrit ensuite directement ces informations dans le catalogue et met ensuite à disposition un outil de PIM (product Information Management) auprès des fournisseurs. Ceux-ci n’ont plus qu’à embarquer leur catalogue à leur format à travers un chargement de fichier. « La démarche est simple et peut être transposée à plusieurs centrales, précise Yannick Mouline, directeur SI de la centrale Helpevia qui a également franchi le pas du catalogue numérique. C’est un bon argument pour embarquer les fournisseurs. En cela, @GP est très facilitateur. »
Optimiser et fluidifier les relations entre les partenaires sécurise in fine les approvisionnements. Moins d’erreurs, moins de litiges, moins de retours produits... « C’est également un bon élément marketing pour un groupement d’achat, ajoute Frédéric Maurizot. Les fournisseurs doivent en effet constamment gérer des arbitrages en fonction de leurs stocks. En cas de pression sur un produit, ils auront tendance à s’orienter vers des clients structurés et rigoureux. Le catalogue leur assure un process maîtrisé, avec moins de ressources à consacrer au bon déroulé de la commande. » Alors que la tendance est au déploiement logistique, appuyé par les pouvoirs publics, il est donc intéressant de remettre au cœur des préoccupations les outils de gestion. Parce que la logistique, ce n’est pas que des hangars, c’est aussi toute une organisation et des données maîtrisées.
Marion Bois[pdf-embedder url="https://www.sih-solutions.fr/wp-content/uploads/2023/06/013SIHMAG-40.pdf"]
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