Hopia, des plannings sur mesure et plus équitables

De l’IA pour trouver la meilleure combinaison

C’est après avoir constaté qu’aucune solution appropriée ne couvrait les plannings des soignants que Victoire Bach et Matthias Lesage se lancent dans l’aventure en créant Hopia, un outil de planification des ressources humaines. « Bien souvent , les plannings étaient édités à la main, en tâchant d’assurer la bonne tenue des soins, tout en couvrant les enjeux individuels et collectifs des services, avait alors noté la co-fondatrice. Cette mission était bien souvent source d’erreurs et manquait globalement de visibilité et d’équité. »
 

Les deux ingénieurs mettent alors au point un outil capable, via de l’intelligence artificielle, d’intégrer divers critères. Il s’agit tout d’abord de respecter les contraintes réglementaires (repos minimum, temps de travail, repos de garde…), les contraintes collectives (répartition des postes pénibles, maintien d’une continuité sur certains postes, prise en compte des plages horaires…), mais aussi les contraintes
individuelles (desiderata, indisponibilités récurrentes, congés…) et les compétences de chacun (diplômes, habilitations, formations…).

À l’HFME, des plannings édités avec deux mois d’avance

À l’Hôpital Femme Mère Enfant de Lyon, le service des urgences est un cas d’école. 25 médecins, 35 postages par jour, des missions très variées d’un médecin à l’autre… « La première fois que j’ai eu à faire un planning, je me suis dit que jamais plus je ne le ferai à la main, se souvient Dr Morgan Pascal-Pougnard, praticien hospitalier responsable du planning. J’y passais alors l’équivalent d’une semaine
pour établir le planning sur 6 mois. J’y passe désormais une dizaine d’heures. » La mission est plus rapide. Elle est aussi beaucoup plus équitable. « Il y a un bien meilleur lissage du temps de travail entre les praticiens et la qualité de postage est prise en compte. » Les équipes sont donc plus sereines et ont aussi plus de visibilité. Très prochainement, le service va pouvoir passer à des plannings édités tous les trois mois (et non plus tous les six mois). Il était jusqu’alors difficile pour le personnel de se projeter sur leurs besoins aussi longtemps à l’avance. Avec Hopia, cela est désormais possible et il pourra même être proposé avec deux mois d’avance.

À l’AP-HP, un outil d’optimisation

La solution équipe également le DMU IMAGINA de l’APH-HP qui regroupe l’imagerie, la médecine nucléaire et l’anatomopathologie. Ici, il faut jongler avec les emplois du temps de 35 médecins, à combiner à ceux d’une soixantaine de manipulateurs et des équipes de maintenance. La mise en place de Hopia est intervenue dans le cadre du projet OPERA (Optimisation du parcours patient en radiologie), porté par Pr Olivier Clément. Il résume : « Si la solution Hopia fonctionne dans notre service, elle fonctionnera partout ! L’intérêt de ce type d’outils est de pouvoir centraliser l’information, précise-t-il. Cela réduit considérablement le risque d’erreur. »

L’appropriation des équipes s’est faite progressivement, jusqu’à devenir aujourd’hui le support privilégié des médecins pour communiquer leurs souhaits. « L’interface sur téléphone a largement contribué à cela. Désormais, les soignants ont leur emploi
du temps dans la poche, accessible facilement. » Christelle Largenton-Ponzio, son assistante médico-administrative fait le même constat. Et mise sur un gain de temps non négligeable à l’avenir. « La phase de paramétrage est primordiale pour obtenir les meilleurs résultats. Il faut accepter d’y consacrer du temps, pour ensuite en gagner ! » Meilleure QVT (Qualité de Vie au Travail), meilleure efficience et argument de recrutement, Victoire Bach en est persuadée : « Hopia est l’une des briques qui permettra de résoudre la crise hospitalière. »

Marion BOIS