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Lits, véhicules, moniteurs, pousse-seringues,… L’association Sosan gère pas moins de 10 000 équipements. Jusque-là gérée par mail (pour les demandes d’intervention) et sur tableur (pour le planning), la maintenance de ces équipements a franchi un nouveau cap en avril 2023. Depuis un an, la structure est en effet équipée d’un outil de Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (GMAO). Une révélation…
UN OUTIL UTILE À TOUS NIVEAUX
C’est par le test grandeur nature que Rémy Gautier a voulu faire son choix. Au moment de la sélection d’un outil de GMAO, le responsable des services techniques a demandé à trois éditeurs de tester leurs solutions durant un mois chacune. C’est Dimo Maint qui a été retenu. « Le choix a été évident pour nous tellement l’application correspond vraiment à nos besoins. Dès la présentation, nous avons senti le professionnalisme des équipes et la connaissance de nos métiers. En phase de test, cette impression s’est confirmée. »
« L’idée de cet outil est d’aider les services de maintenance à se structurer et à numériser leur suivi », souligne Jean-Luc Sanjosé, directeur commercial chez Dimo Maint. Il a été pensé de manière transversale, pour s’adresser à toutes les strates des établissements. Pour les techniciens, il permet de simplifier et de professionnaliser leur activité. Via une interface très intuitive, des outils numériques facilitent les interventions (voir illustration). Check-lists paramétrables, prise de photos, documents annexes sont ainsi disponibles. Pour les responsables de service, Dimo Maint permet de gérer l’activité et de la planifier. Ils peuvent aisément organiser leurs plannings, les opérations à prévoir et anticiper les ressources nécessaires. Et enfin, côté décideurs, l’outil peut servir d’appui pour orienter les décisions. Via un suivi d’indicateurs, ils peuvent mettre en lumière les coûts, les temps passés, les défaillances par équipement et ainsi, faire des choix éclairés.
Et les équipes médicales ne sont pas en reste. « En cas de dysfonctionnement, les professionnels de santé peuvent générer des tickets, précise Rémy Gautier. Avec l’application, ils sont ensuite en mesure de planifier et de suivre l’avancement des interventions. C’est primordial pour l’adhésion des équipes. »
UN PARAMÉTRAGE NÉCESSAIRE POUR PLUS DE FLUIDITÉ
Côté déploiement, la solution demande quelques prérequis. « Il faut être prêt à s’investir dans ce projet, insiste Rémy Gautier. L’implication est la clé du succès. Mais une fois l’outil lancé, c’est absolument fabuleux. » La phase de lancement consiste en un référencement. Dans l’association Sosan, qui gère de l’hospitalisation à domicile, de l’accompagnement de handicap, des soins médicaux et de réadaptation, l’enjeu a été de recenser toutes les pièces, pour permettre la géolocalisation des demandes (6 000 pièces au total) et les 10 000 équipements, à la fois biomédicaux et techniques. La combinaison du biomédical et du technique, c’est aussi « l’une des forces de Dimo Maint, selon Jean-Luc Sanjosé. C’est assez peu courant et apporte une grande flexibilité aux services. »
Un autre aspect du paramétrage consiste à fixer les échéances pour se conformer à la réglementation notamment. « Nous avons calé tous nos rappels d’intervention afin d’être en conformité avec la réglementation, explique Rémy Gautier. Cela nous apporte de la sérénité. D’autant que toutes les données son collectées et facilement transférables pour justifier de notre activité auprès de la direction ou des instances de contrôle. » Après un an d’utilisation, les retours sont donc positifs. Des extensions sont même prévues, au niveau du stock de matériel et pour permettre de créer des magasins virtuels.
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