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Les exigences du Ségur de la santé 2022 demandent aux établissements médico- sociaux, habitués à la gestion papier, de révolutionner leur organisation afin de passer au numérique. Une révolution qui dépend directement des nouveaux outils métier et de leur bon déploiement.
Société au service du numérique créée en 1994, Sys 1 a développé ses services autour des outils de production du numérique et de l’infogérance. Voici maintenant sept ans que l’entreprise a agrandi son offre afin d'apporter des réponses aux nouvelles difficultés des établissements médico-sociaux.
Ces derniers peinaient à rentrer dans le cadre réglementaire souhaité par leurs financeurs, notamment sur la mise en place d’un logiciel de gestion des usagers. « Une première phase a été testée et consistait,pour les éditeurs, à ajouter des outils de gestion des usagers aux logiciels historiques de RH ou de comptabilité existants. Comme cette méthode ne fonctionnait pas, il a donc fallu créer un véritable outil métier », souligne Nicolas Dumon, PDG de Sys 1 depuis 2015. « Nous avons mis en place un partenariat avec l’association Laïque le Prado, une association avec laquelle nous travaillions déjà et leur avons fourni des moyens humains et techniques. Puis, nous avons analysé leurs besoins et rencontré leurs équipes afin de créer Logus, un logiciel de gestion des usagers qui s’intègre parfaitement au fonctionnement d’un établissement médico-social. Il s'agit d'une application modulaire que nous avons voulue simple, personnalisable et surtout centrée sur l'humain », pointe Nicolas Dumon.
Une phase de conception sur laquelle nos équipes ont travaillé deux ans et demi et, à partir de celle-ci, est né un noyau modulaire qui s’adapte aux besoins particuliers des différents établissements clients de Logus (au nombre de 27 aujourd’hui). Le déploiement peut, selon le directeur général, durer entre deux et six mois et dépend de l’envergure de la structure ainsi que de la communication menée en amont auprès des équipes en interne.
UN VÉRITABLE BESOIN DU TERRAIN
L’association Laïque le Prado est une association située en Gironde dont les actions se concentrent autour de la protection de l’enfance, de la solidarité et du domaine médico-social. Partenaire de Sys 1 pour la création de Logus, elle a participé à la naissance du projet. « Nous cherchions un outil qui puisse gérer le suivi de dossier et traiter les questions de facturation. Sys 1 nous l’a apporté. Lorsque nous accueillons une personne, nous lui ouvrons un dossier dans Logus et y concilions toutes les informations la concernant (comptes-rendus d’entretien, médicamentation, etc).
Pour protéger la vie privée des usagers, le droit de regard ne sera pas le même selon la fonction de la personne connectée. La plateforme s’adapte parfaitement aux différents rôles dans les équipes », témoigne Florence Lamarque, directrice générale du Pôle médico-social pour l'association Laïque le Prado. Cette dernière insiste également sur la simplicité d’utilisation de l’outil et l’écoute bienveillante de Sys 1, qui répond à l’évolution des besoins du terrain en faisant évoluer l'application au fur et à mesure de la collaboration. « Grâce à nos retours, un cahier de liaison et un calendrier de gestion des plannings des usagers vont être ajoutés aux fonctionnalités modulaires de la plateforme », se félicite Florence Lamarque. Une manière de travailler privilégiant l’écoute et la prévenance est donc fortement appréciée dans un secteur professionnel qui tient encore beaucoup aux dossiers papier et qui accuse un certain retard sur les questions de digitalisation.
DU PAPIER AU NUMÉRIQUE
Logus se veut donc pratique et simple d’utilisation. Deux prérequis primordiaux lors d'une transition vers le digital réussie pour les établissements. « Nous nous sommes orientés vers une application 100 % full web afin que le logiciel soit accessible depuis un téléphone comme un ordinateur. L’informatique est très souvent mal développée chez nos clients.
C’est pourquoi nous assurons la sauvegarde, les mises à jour, le stockage et la qualité d’accès à l’environnement de travail, pour offrir un véritable cadre de travail », éclaire Nicolas Dumon. Pour le Diaconat, une association qui lutte contre l’exclusion, Logus s’est aussi présenté comme un outil clé en main et rapide pour soutenir la numérisation en marche. « Le déploiement s'accomplit en douceur chez nous.
Il faut du temps pour créer de nouvelles habitudes de travail et pour que toutes les informations soient systématiquement hébergées sur la plateforme. Un des éléments qui nous posait problème, au départ était le manque d’outils de communication (alertes par mail, chats, alertes lors des mises à jour d’un dossier, etc).
Un frein que les équipes sont déjà en train de résoudre dans la prochaine version de la solution », ajoute Julie Magne, directrice du Pôle Insertion au Diaconat.
Sys1 se présente comme une entreprise à l’écoute, qui œuvre pour une transition vers le numérique aussi fluide que conforme. « Nous sommes en train de migrer nos socles applicatifs vers un environnement HDS et faisons évoluer l’outil en fonction des nouveaux critères du Ségur du numérique de la santé avec pour objectif d'être interopérable et compatible avec la MSS ou encore l’INS », conclut Dominique Barillot, commercial pour la solution.
Carla Bernini
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