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Créé il y a neuf ans par des experts du digital, Koki Software est un éditeur de logiciels destiné au secteur sanitaire et médico- social. Le rôle de ce logiciel est à la fois de digitaliser la gestion, la traçabilité et le contrôle des interventions de nettoyage, au moyen de tablettes numériques.
« Nous équipons les chariots de nettoyage de ces tablettes. Elles contiennent toute la gestion des opérations, du terrain et du pilotage logistique », explique Damien Comte, président et directeur associé de Koki.
Les managers peuvent alors y effectuer différentes actions : contrôles de qualité, évaluations de gestion des stocks, maintenance, nombre de visiteurs, etc. « Cette solution permet aussi d’activer ou de désactiver des accès ou des modules », précise Damien Comte. « Nous récupérons de la data de plusieurs logiciels connectés au nôtre (gestion des lits, RH par exemple). Les informations collectées permettent de faire des remontées d’informations pour optimiser le travail des agents. »
Depuis trois ans, les créateurs de Koki Software travaillent conjointement avec la direction des marchés santé du groupe Atalian, un prestataire d’externalisation de services spécialisé dans les prestations de bionettoyage Intégré dans les missions de ses équipes d’experts santé, réparti sur tout le territoire, Atalian a déployé la solution KOKI dans plus d’une trentaine d’établissements hospitaliers.
Un partenariat approuvé par Victoria Simonian, coordinatrice opérationnelle hôtellerie et lingerie au centre Gustave Roussy. « Nous souhaitions que cet outil, proposé par ATALIAN, puisse, en complément de sa fonction de pilotage, s’interfacer avec notre logiciel de gestion des lits. Le but étant d’organiser le nettoyage des chambres sortantes et de diminuer le temps d’attente des patients. » Un élément important du logiciel, qui permet aussi, dans ce centre, de gérer correctement les stocks.
UNE INTÉGRATION MINUTIEUSE DE KOKI CHEZ LES CLIENTS
Forte de son succès grandissant, l’entreprise a déployé environ deux mille tablettes actives. Le déploiement de ces dernières nécessite une période d’implémentation de trois mois environ. Période durant laquelle une méthodologie est décidée avec le client et le matériel commandé. « Koki Software s’occupe aussi de la formation des utilisateurs et de la mise en place des tablettes. Un SAV est également proposé aux clients qui peuvent rencontrer des difficultés une fois les phases de formation terminées, notamment sur les sujets de connectivités », témoigne Jean- Baptiste Laval, Directeur des marchés santé pour Atalian.
Mais la mise en place de ce logiciel ne s’arrête pas là. En amont, les équipes de la société font un état des lieux et des fiches de poste. Ils travaillent aussi à son intégration dans les locaux. Plus encore, l’entreprise réalise un travail d’interopérabilité avec les logiciels de gestion des lits des établissements. En d’autres termes, elle étudie la capacité de Koki à communiquer avec les autres systèmes d’information existants. « Ce qui permet à certains d’entre eux d’abandonner totalement le papier en un seul mois, une fois le logiciel bien implanté », se félicite Damien Comte.
LES OUTILS DU NETTOYAGE DE DEMAIN
Au CHU de Nancy, cela fait deux ans qu’ ATALIAN gère l'entretien des 140 000 m2 de surface dont il a la charge. Convaincu de l’intérêt de cet outil, le centre a décidé de s’en équiper pour ses agents en interne. « Il concentre à la fois l’évaluation, les plannings, la communication, les contrôles qualité et la validation des tâches », explique J. Fabbro, ingénieur restauration au CHU de Nancy. Et de continuer : « il permet aussi des remontées d’informations croisées en temps réel et donc, des actions correctives rapides. Pour nous, c’est un gain de temps énorme.»
Les tablettes de Koki Software sont entièrement connectées, soit sur les réseaux wifi de l’établissement, soit en 4G. La solution SaaS de l’entreprise est branchée sur ses serveurs personnels, basés à Clermont-Ferrand. Ultra-sécurisée, cette dernière intègre la certification HDS (ndlr : qui renforce la protection des données personnelles d’e-santé) et est en cours de certification Iso 27001.
Une nouvelle vision de la propreté, à des années-lumière des classeurs et des fiches de présence installés dans les sanitaires.
DES AMÉLIORATIONS POUR LES PATIENTS ET LE PERSONNEL SOIGNANT
Installation de thermomètres connectés avec alerte de dépassement de seuil, capteurs de CO2, capteurs météorologiques et de particules fines, niveau de remplissage ( essuis mains, savon, papier, poubelles )... La start-up propose une vision plus connectée et collaborative à tous ses clients. Le logiciel permet de relier les managers, les agents et les infirmières hygiénistes sur une même interface. Un gain de temps notable sur le terrain. D’ailleurs, le président de Koki Damien Comte, l’affirme : « le passage aux tablettes fait gagner vingt minutes par jour et par agent. Elles épargnent des kilomètres de marche au personnel soignant. Mais surtout, elle permet de se concentrer sur les tâches qui ont vraiment besoin d’être accomplies. »
Au niveau du patient, un autre atout convainc les soignants d’utiliser Koki Software. En effet, le fait de croiser les informations et la data permet d’être proactif dans les protocoles de nettoyage. « Cela permet d’améliorer clairement la prise en charge du patient », souligne son président. « Il ne faut pas oublier que c’est du bio-nettoyage que dépend la lutte contre les maladies nosocomiales. » Il est vrai que la capacité du logiciel à réguler et à optimiser le travail en fonction d’indicateurs et de données réels est primordiale. L’analyse des locaux et leur occupation sont autant d’éléments à prendre en compte pour un résultat optimal. Car après tout, « les objets connectés sont l’avenir de notre métier, que nous puissions adapter et moduler nos fréquences d’interventions et modes opératoires en fonction du besoin réel de nos clients » conclut Jean-Baptiste Laval.
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